Print-Projekte managen

Wie immer bei arbeitsteiligen Prozessen kann sich niemand das Ergebnis allein zugutehalten. Bei Druckprodukten wie Zeitschriften gilt das besonders, denn erst die gute Arbeit aller Fotografen, Illustratoren, Texter, Redakteure, Bildbearbeiter, Layouter, Lektoren und anderer liefert eine würdige Blattsammlung für das geneigte Publikum. Da bei Print-Projekten immer der mit der Druckerei vereinbarte Abgabetermin im Nacken sitzt, gewinnt die Arbeitsorganisation und -koordination an Bedeutung. Alle Beiträge müssen rechtzeitig vorliegen, bearbeitet und gestaltet werden. In einigen Fällen sind Zusatzprozesse wie Freigaben oder mehrfache Überarbeitungen bzw. Aktualisierungen einzuplanen.

Mein organisatorischer Vorteil ist, dass ich in allen Bereichen einspringen kann, um Engpässe auszugleichen oder den Fortschritt zu beschleunigen. Dadurch habe ich auch realistische Erwartungen an das Tempo und die Qualität der einzelnen Gewerke. So entstehen Projekt-Zeitpläne, die eine pünktliche Fertigstellung gewährleisten, ohne die Beteiligten zu verbrennen.

Beispiel Magazin-Produktion

Anhand einer Magazin-Seenland-Produktion lässt sich die Herausforderung beim Projektmanagement einer Zeitschriftenproduktion kurz veranschaulichen. Damit das Heft pünktlich Mitte April im Kiosk liegt (Erwartung der Leser/Abonnenten und vertraglich mit Anzeigenkunden vereinbart), muss es spätestens Ende März in der Druckerei vorliegen. Dennoch müssen alle Informationen so aktuell wie möglich sein. Das Heft hat 120 Seiten Umfang. Pro Tag schafft unser Layouter vier bis acht Doppelseiten (je nach Inhalt und gestalterischem Aufwand). Das heißt, wir müssen mindestens 20 Tage Layout einplanen – das sind vier Wochen (ohne Puffer).

Jeder Text muss, bevor der Layouter ihn ins Heft zieht, gründlich lektoriert und die passende Bebilderung organisiert und ausgesucht werden. Jede Seite muss nach dem Layout noch gründlich auf Fehler geprüft werden, manche Texte sind dabei zu kürzen, andere etwas zu verlängern, Bilder müssen gegebenenfalls ausgetauscht werden etc. Dazu kommen noch Anzeigen, die mitunter sehr spät eintreffen und deren Format sich noch mal ändern kann, was wiederum ein Neu-Layouten der Seite/n nötig macht.

Die Redaktion muss also spätestens sechs Wochen vor dem Drucktermin in den Produktionsmodus schalten und dafür sorgen, dass beim Layouter stets genügend Nachschub vorliegt, sodass dieser hintereinander weg die Seiten layouten kann. Anhand einer Seitenplanung verschafft man sich einen Überblick, für welche Seiten die Chancen am besten stehen, Texte, Bilder und Anzeigen rechtzeitig beisammen zu haben.

Mit diesen startet man und geht so Stück für Stück durch die Seitenliste. Autoren, Fotografen und Anzeigenlieferanten tritt man dann regelmäßig auf die Füße, damit der Strom an Material nicht abreißt. Parallel wird das Lektorat für die gesetzten Seiten organisiert, sodass Probleme und Änderungsnotwendigkeiten möglichst schnell erkannt werden und nicht erst zwei Tage vor Abgabe.

Den Überblick behalten

Bei 120 Seiten bedarf es irgendeines Hilfsmittels, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass man stets das tut, was auch wirklich nötig ist. Das kann eine Excel-Liste sein oder eine Wand voller zunächst leerer Seiten. Diese werden dann Stück für Stück gegen die fertigen ausgetauscht. So ist der aktuelle Stand und Fortschritt stets sichtbar. Mit Farbstiften oder anderen Markierungen wird auf jeder Seite der Status festgehalten, beispielsweise ob der Text bereits da ist, bereits lektoriert wurde, ob die Fotos vorliegen, ob die Foto-Auswahl getroffen wurde, ob die Fotos bearbeitet sind, ob die Anzeigen vorliegen etc.

In der Erfahrung hat es sich bewährt, den allgemeinen Projektstatus immer auch nicht-digital sichtbar zu haben. Details lassen sich gut digital verwalten (z.B. in einer Excel-Datei, in einem speziellen Projekt-Tool oder sonstwie), aber wo man insgesamt gerade steht, sollte ohne jedes weitere Hilfsmittel sofort sichtbar sein, wenn man den Raum betritt. Wenn man keine Möglichkeit hat, das Projekt an einer Stelle als Ganzes zu überblicken, läuft man Gefahr, an den falschen Stellen Aufwand zu betreiben oder Prioritäten falsch zu setzen. Denn was ist letztlich schlimmer: Dass eine Seite nicht ganz zu 100 Prozent perfekt geraten ist, oder dass eine Seite im Heft leer bleibt?

Autor: Alexander Florin bei LinkedIn