Mit Projekten Ziele erreichen

Heutzutage lässt sich fast aus allem ein Projekt machen. Doch Projekte unterscheiden sich von Alltagsaufgaben durch Einmaligkeit, Zeit- und Ressourcengrenzen, konkretes Ziel. Erfahrungsgemäß kann ein Projekt zwar ohne -leitung oder -management funktionieren. Doch mit der richtigen Leitung und dem geeigneten Management läuft es aber noch besser. Projektmanagement an sich kann nicht erfolgreich sein, es ist jedoch eines der wichtigsten und entscheidendsten Mittel, um gute Ideen erfolgreich umzusetzen.

Angefangen von der gemeinsamen Produktion diverser Studentenzeitungen über die Eigen-Projekte „Bücher schreiben und veröffentlichen“ bis zur Software- und Web-Entwicklung im Aponeo-Team habe ich zahlreiche Projektmanagement-Möglichkeiten miterlebt und mein Skill-Set kontinuierlich erweitert.

Im Projektalltag gerät das Projektmanagement mitunter zum Selbstzweck, und vor allem die Reporting-Aufgaben und Pflege von pauschalisierten Projektunterlagen nehmen viel Zeit in Anspruch und binden wertvolle Ressourcen. Gutes Projektmanagement dient aber primär dem Projekt (und dessen Zielen) und nur sekundär dem Auftraggeber. Daher sind zu Projektbeginn nicht nur die Ziele des Projekts zu definieren, sondern auch die Projektmanagement-Werkzeuge:

  • verwendete Tools: digital, analog, Gantt-Chart, MS Project, Jira, etc.
  • Detailgrad von Dokumenten, Dokumentation und Berichten/Reports
  • Frequenz von Reports: wöchentlich, zweiwöchentlich, 
  • Meilensteine, Zwischenergebnispräsentationen, Reports: Zeitpunkte und informierter Personenkreis
  • Eskalation: Wege, involvierte Personen, Entscheidungsrahmen/-kompetenz
  • Risikomanagement: Identifizieren & Erfassen, Bewerten & Entscheiden
  • Projektvorgehen: iterativ, Wasserfall, phasenweise
  • Organisation des Projekt-Teams: Kanban, Scrum, Auftragsbasis

Diese Klärung stellt sicher,

  • dass der Auftraggeber stets einen realistischen Überblick (und Vertrauen) hat
  • dass Plan und tatsächlicher Fortschritt kongruent sind bzw. Abweichungen rechtzeitig erkannt werden
  • dass rechtzeitig nötige Maßnahmen ergriffen werden können
  • dass auch nach Projektabschluss eine transparente Dokumentation vorliegt
  • und vor allem dass alle Beteiligten das Richtige tun

Wichtige Schlüsselbegriffe

Definition „Projekt“: Mit einer gegebenen Menge Ressourcen (Aufwand, Personal, Material, Geld) steht zu einem definierten Zeitpunkt ein Ergebnis bereit, das zuvor festgelegte Kriterien erfüllt.

Diese drei Parameter – Ressourcen, Zeit und Zielkriterien – werden so lange gegeneinander verschoben, bis sie zusammenpassen. Der angepeilte Zielzeitpunkt ist näher als gedacht: Die Zielkriterien werden angepasst. Es stehen mehr Ressourcen zur Verfügung als erwartet: Die Zielkriterien profitieren davon. Bestimmte Kriterien sind zu erfüllen: Zeit und Aufwand verändern sich.

Effektivität: Das Richtige tun. Die Effektivität beschreibt die Wirksamkeit. Sie gibt an, in welchem Maß ein erzieltes Ergebnis dem angestrebtem Ziel entspricht. Wird das Ziel (bzw. die Ziele) so definiert, dass sie erreichbar sind und erreicht werden, besteht eine hohe Effektivität.

Effizienz: Es richtig tun. Die Effizienz beschreibt die Wirtschaftlichkeit. Sie gibt an, in welchem Verhältnis der Aufwand zum erzielten Ergebnis steht. Es gibt einen (theoretischen) Minimal-Aufwand, um ein Ziel zu erreichen, dieser hätte eine sehr hohe Effizienz.

Pareto-Prinzip: Auch als 80-20-Regel bekannt. Der Italiener Vilfredo Pareto (1848–1923) stellte fest, dass etwa 20 Prozent der Bevölkerung etwa 80 Prozent des Bodens besitzen. Eine ähnliche Verteilung wurde in vielen anderen Bereichen festgestellt, beispielsweise erwirtschaften die meisten Unternehmen mit 20 Prozent ihrer Produkte 80 Prozent ihres Umsatzes. Oder 80~Prozent seiner Telefonate führt man mit 20 Prozent seiner gespeicherten Kontakte. Ebenso werden viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von 20 Prozent hinreichend gut (zu 80 Prozent) erledigt.

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