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BearbeitenChancen eines CMS
Das CMS automatisiert zahlreiche Vorgänge: Navigation, Backup, Versionierung, Zugriff, Rechteverwaltung. Es sorgt dafür, dass alle enthaltenen Dokumente den gleichen Stil haben, eine Abweichung ist nicht möglich. Beispielsweise kann kein Bearbeiter den „Kopf“ oder „Fuß“ wie in diesem Referenz-CMS deaktivieren oder verändern, allenfalls die geforderten Angaben eintragen.
Künftige Erfordernisse können leicht nachgetragen werden. Ist beispielsweise der Fuß zu ändern, braucht dies nur an einer einzigen Stelle getan zu werden – im vorliegenden Referenz-Fall wären sonst mehr als hundert Word-Dateien manuell anzupassen. Die Veränderung des Designs (beispielsweise Anpassung an ein neues Corporate Design oder ähnliches) sind ebenfalls an einer zentralen Stelle vorzunehmen und wirken sich auf sämtliche Inhalte auf einmal aus.
Durch Zusatzmodule oder technische Anpassungen kann die Funktionalität erweitert werden. Damit stellt es bei sorgfältiger Planung ein wirkmächtigeres Werkzeug dar als beispielsweise MS Word, das eben nicht angepasst werden kann, sondern dessen Funktionalität genügen muss. Ebenfalls ist durch die Unabhängigkeit von einem bestimmten Programm auf der Bearbeiterseite die Möglichkeit gegeben, in einer divergenten Umgebung (Windows, Linux, Mac) gleichermaßen die Inhalte einzusehen und zu bearbeiten.
Bei inhaltszentrierten Dokumenten wird durch das CMS der Fokus auf das Wichtigste gelenkt: den Inhalt. Die Form, in der dieser Inhalt präsentiert wird, ist vorgegeben und nicht vom Bearbeiter veränderbar, was Gestaltungs- oder Aufhübschungsexzesse, wie sie bei der Nutzung von MS Word oft geschehen, automatisch unterbleiben.
Verlinkungen erlauben den schnellen Verweis auf andere Dokumente. So muss beispielsweise eine Tabelle, die in mehreren Dokumenten vorkommen soll, nicht mehrfach erstellt werden. Sie wird einmal erstellt (und gepflegt), und die anderen Dokumente verlinken auf sie. Durch „Tags“ und andere Verfahren können Linklisten automatisch generiert werden. So kann die Startseite alle kürzlich geänderten Dokumente auflisten, ein Kapitelanfang kann Links zu allen Unterkapiteln enthalten, eine Linkliste kann alle Dokumente einer bestimmten Kategorie („Rubrik 1“) enthalten oder sämtliche verwendeten Illustrationen.
Bestehende oder zu entwickelnde Workflows (von der Text-Idee über die -Erstellung bis hin zu einer mehrstufigen Freigabe sowie automatisierter Dokumentation aller Stadien) lassen sich im Backend abbilden. Damit ist gewährleistet, dass bestimmte Vorgaben definitiv eingehalten werden, die im manuellen Workflow mitunter „Abkürzungen“ finden. Bearbeiter und Verwalter können die Meta-Daten (bspw. Erstellungs-, Veränderungsdaten) nicht manipulieren. Der Workflow ist in die Arbeit mit den Dokumenten integriert (da diese nur innerhalb der Workflow-Umgebung entstehen und bearbeitet werden können), sodass bestimmte Vorschriften keinen extra Aufwand verursachen, sondern sich nahtlos in die Arbeit einfügen.
Ist man sich der unten genannten Grenzen bewusst und kann die Integration des CMS sorgfältig planen, entstehen langfristig nachhaltige Kostenersparnisse. Die Dokumenterstellung und -bearbeitung ist vereinacht (schneller). Die Nutzung der Dokumente wird vereinfacht (beschleunigt; Stichwort Linklisten, Suchfunktion), und es werden weniger MS-Word-Lizenzen benötigt; mitunter genügt auch ein kostengünstiger Linux-PC. Bei einer Finanzkalkulation ist zu berücksichtigen, dass ein CMS jahrelang unverändert laufen kann, wenn sich die Anforderungen nicht ändern. Dadurch sind Kostenersparnisse nicht im kurzfristigen Einsatz zu erwarten, sondern realisieren sich – vor allem wenn eine bestehende Workflow- und Dokumentstruktur in ein CMS überführt wird – erst nach einer geraumen Zeit.
Grenzen eines CMS
Ein CMS basiert darauf, dass auf einem Server das CMS läuft und die Internetseiten generiert, die auf allen Computern (im Intranet) via Browser aufgerufen werden können. Internetseiten sind ein textorientiertes Medium. Aufwändige Gestaltungen sind nur mit fundierten HTML-Kenntnissen möglich. Durch ein CMS wird der fortlaufende (durch hierarchische Überschriften gegliederte und in Einzeltexte gegliederte) Text zugänglich gemacht.
Lagepläne, „Layout-Tabellen“ (die also mehr als eine rein tabellarische Auflistung darstellen) und andere Gestaltungsmöglichkeiten sind nicht möglich. Diese können/müssen mit anderen Programmen erstellt werden und werden als externe Datei eingebunden bzw. verlinkt.
Ein CMS kennt keine Druckseiten, der Text wird – wie beim Ausdruck eines langen Wikipedia-Artikels – einfach auf mehrere Seiten gedruckt. Der Browser ergänzt die Seitennummerierung automatisch.
Für die Bearbeiter ist eine kleine Schulung nötig, je nach vorhandenen Computerkenntnissen genügt es oft, bei der ersten Bearbeitung zu unterstützen oder selbstständig anhand der Dokumentation arbeiten zu lassen. Für die verantwortlichen Personen (Rechteverwaltung, Textverwaltung und -freigabe, Administration) ist eine ausführlichere Schulung oder Einweisung nötig.